SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Oleh Ade Shalahudin, Mahasiswa Institut Manajemen Wiyata Indonesia

ABSTRAK

Perkembangan sistem informasi di seluruh dunia telah membuat hidup manusia semakin lebih mudah. Terutama sejak diciptakannya internet, komunikasi menjadi semakin tidak terbatas dan tanpa hambatan, baik hambatan geografis ataupun hambatan waktu. Kita dapat berkomunikasi dengan keluarga/teman/rekan bisnis yang berada di belahan dunia lain secara langsung melalui jaringan internet. Manfaat perkembangan sistem informasi ini sangat menguntungkan banyak pihak terutama perusahaan ataupun bidang usaha, sehingga sekarang ini banyak perusahaan yang menggunakan sistem informasi untuk menunjang aktifitas perusahaannya. Sistem informasi sendiri dapat mempermudah untuk memanajemen aktifitas perusahaan, khususnya sistem informasi yang berbasiskan web. Web merupakan jaringan komputer yang saling terhubung antara jaringan satu dengan jaringan lainnya di seluruh dunia. Kebutuhan akan website diperlukan di era globalisasi ini, karena persaingan usaha yang semakin ketat. Perusahaan membutuhkan web untuk menambah daya saing dan memberikan kepuasan terhadap pelanggan.

Pemanfaatan dan pengembangan sistem informasi yang dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan banyak dilakukan melalui proyek pengadaan paket software atau hardware yang siap pakai di pasaran dan langsung mengimplementasikannya. Implementasi sistem informasi akan melibatkan semua aktivitas organisasi yang berhubungan dengan penggunaan dan manajemen dari sistem informasi tersebut sehingga menyebabkan perubahan proses bisnis. Perubahaan organisasi yang tidak dikelola dengan baik menjadi penyebab utama kegagalan proyek sistem informasi. Manajemen perubahan yang didukung oleh puncak manjeman dan memiliki kemampuan dalam penguasaan teknologi, pengetahuan proses bisnis dan budaya organisasi perusahaan menjadi kunci keberhasilan proyek implementasi sistem informasi.

Kata kunci : Sistem Informasi, pengembangan sistem informasi dan manjeman 

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Konsep sistem manajemen basis data pertama kali dirancang oleh Charles Bachman pada tahun 1960-an dengan menggunakan model data jaringan. Pada tahun 1970 sistem manajemen basis data diusulkan menggunakan model data relasi. Pada tahun 1990 sistem manajemen basis data dikembangkan kembali dengan menggunakan konsep transaksi untuk menjamin intregitas basis data. Perkembangan sistem manajemen basis data modern saat ini mengarah pada pembuatan fitur-fitur berorientasi aplikasi. Didalam manajemen basis data dikenal berbagai model data yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan sebuah data dalam merancang suatu basis data. Manajemen ini memungkinkan banyak user untuk mengakses data secara bersamaan sehingga fasilitas yang dimiliki oleh manajemen sudah semakin banyak yaitu fasilitas pemanipulasian data, kontrol konkurensi data, recovery data, keamanan data dan didukung dengan fasilitas komunikasi data karena manajemen ini sudah terhubung dengan suatu jaringan.

Perkembangan dunia usaha semakin meningkat ditunjang dengan perkembangan komunikasi yang mempermudah organisasi atau perusahaan untuk mengakses data, sehingga mengubah manajemen data menjadi manajemen basis data tingkat lanjut didukung dengan fasilitas data warehousing dan fasilitas basis data berbasis web sebagai salah satu strategi perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan keuntungan perusahaan. Sistem manajemen basis data mengorganisasikan volume data dalam jumlah besar yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi-transaksinya sehari-hari. Data harus diorganisasikan sehingga para manajer dapat menemukan data tertentu dengan mudah dan cepat untuk mengambil keputusan.

Perusahaan memecah keseluruhan koleksi data menjadi sekumpulan tabel data yang saling berhubungan, kumpulan-kumpulan kecil data yang saling terhubung ini akan mengurangi pengulangan data sehingga pada akhirnya konsistensi dan akurasi data makan meningkat. Dewasa ini sebagian besar perusahaan menggunakan basis data yang mengikuti suatu struktur relasional. Dua alasan penting di balik penggunaan struktur ini adalah bahwa struktur basis data relasional mudah untuk digunakan dan hubungan di antara tabel di dalam struktur bersifat implisit. Kemudahan penggunaan telah memberanikan banyak manajer untuk menjadi pengguna langsung dan sumber basis data. Meningkatnya arti penting basis data sebagai sumber daya yang mendukung pengambilan keputusan telah mengharuskan para manajer mempelajari lebih jauh perancangan penggunaan basis data.

 

STUDY PUSTAKA

I. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

 A. KONSEP DASAR SISTEM

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

B.     KONSEP DASAR INFORMASI

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

 

C.     KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

 

II. KOMPONEN DAN ELEMEN SISTEM INFORMASI

A. KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari komponen komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Komponen input

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dokumen dasar.

2.  Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen perangkat keras (hardware)

Perangkat keras berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi, yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung basis data atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen perangkat lunak (software)

Perangkat lunak berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari perangkat keras untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan paket perangkat lunak yang disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

B. ELEMEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

Orang atau personil yang dimaksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

 

II. SDLC (Systems development life cycle )

Pengertian SDLC – SDLC adalah kependekan dari Systems development life cycle atau dalam bahasa Indonesia disebut siklus hidup pengembangan sistem. SDLC adalah siklus yang digunakan dalam pembuatan atau pengembangan sistem informasi yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah secara efektif. Dalam pengertian lain, SDLC adalah tahapan kerja yang bertujuan untuk menghasilkan sistem berkualitas tinggi yang sesuai dengan keinginan pelanggan atau tujuan dibuatnya sistem tersebut. SDLC menjadi kerangka yang berisi langkah-langkah yang harus dilakukan untuk memproses pengembangan suatu perangkat lunak. Sistem ini berisi rencana lengkap untuk mengembangkan, memelihara, dan menggantikan perangkat lunak tertentu.

SDLC digunakan untuk membangun suatu sistem informasi agar dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. SDLC (Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem) atau Systems Life Cycle (Siklus Hidup Sistem), dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-tahap: rencana(planning),analisis (analysis), desain (design), implementasi (implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance).

Dalam rekayasa perangkat lunak, konsep SDLC mendasari berbagai jenis metodologi pengembangan perangkat lunak. Metodologi-metodologi ini membentuk suatu kerangka kerja untuk perencanaan dan pengendalian pembuatan sistem informasi, yaitu proses pengembangan perangkat lunak. Terdapat 3 jenis metode siklus hidup sistem yang paling banyak digunakan, yakni: siklus hidup sistem tradisional (traditional system life cycle), siklus hidup menggunakan prototyping (life cycle using prototyping), dan siklus hidup sistem orientasi objek (object-oriented system life cycle).

Fungsi SDLC

Sangat sulit untuk membuat sebuah perangkat lunak tanpa perancangan yang maksimal. Beberapa teknik dalam mengembangkan perangkat lunak terus dikembangkan hingga kini. Masih banyak perdebatan mengenai metode yang paling baik dan paling sesuai untuk segala tipe perangkat lunak. Meski demikian, ada perencanaan lebih baik daripada tidak ada perencanaan sama sekali. Dilihat dari berbagai sisi, SDLC memiliki banyak fungsi, antara lain sebagai sarana komunikasi antara tim pengembang dengan pemegang kepentingan. SDLC juga berfungsi membagi peranan dan tanggung jawab yang jelas antara pengembang, desainer, analis bisnis, dan manajer proyek. Fungsi lain dari SDLC ialah dapat memberikan gambaran input dan output yang jelas dari satu tahap menuju tahap selanjutnya.

Tahapan / Fase – Fase dalam SDLC

1    Perencanaan Sistem (Systems Planning) Lebih menekankan pada aspek studi kelayakan pengembangan sistem (feasibility study). Aktivitas-aktivitas yang ada meliputi :

1. Pembentukan dan konsolidasi tim pengembang.
2. Mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup pengembangan.
3. Mengidentifikasi apakah masalah-masalah yang ada bisa diselesaikan melalui pengembangan sistem.
4. Menentukan dan evaluasi strategi yang akan digunakan dalam pengembangan sistem.
5. Penentuan prioritas teknologi dan pemilihan aplikasi.
6. Analisis Sistem (Systems Analysis)

Pada tahap ini, sistem akan dianalisis bagaimana akan dijalankan nantinya. Hasil analisis berupa kelebihan dan kekurangan sistem, fungsi sistem, hingga pembaharuan yang dapat diterapkan. Bagian ini termasuk dalam bagian perencanaan. Bagian lain yang termasuk dalam perencanaan ialah alokasi sumber daya, perencanaan kapasitas, penjadwalan proyek, estimasi biaya, dan penetapan. Dengan demikian, hasil dari tahap perencanaan ialah rencana proyek, jadwal, estimasi biaya, dan ketentuan. Idealnya manajer proyek dan pengembang dapat bekerja maksimal pada tahap ini. Dalam implementasi, dilakukan aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1. Pembuatan database sesuai skema rancangan.
2. Pembuatan aplikasi berdasarkan desain sistem.
3. Pengujian dan perbaikan aplikasi (debugging).
4. Meliharaan Sistem (Systems Maintenance)

KESIMPULAN

Perubahan yang disebabkan karena adanya implementasi sistem informasi perlu dilakukan dengan cara membentuk tim implementasi proyek sistem informasi. Tim ini bertanggung jawab pada proses penggunaan dan adopsi sistem informasi oleh pengguna didalam perusahaan sehingga tim ini harus memiliki kemampuan penggunaan teknologi, pengetahuan proses bisnis dan budaya organisasi perusahaan.

Dukungan dan komitmen dari manajemen puncak dan pengguna (user) seperti yang dikemukakan oleh Bradford & Florin (2003) dalam Tarigan (2007) diperlukan agar tim ini dapat bekerja dengan baik. Manajemen perubahan sangat diperlukan agar perubahan yang direncanakan dapat berhasil dengan baik dan tidak sebaliknya bahwa perubahan justru akan menghancurkan perusahaan. Diperlukan agen perubahan (change agent) yang kuat yang didukung oleh manajemen puncak untuk dapat menjalankan manajeman perubahan ini.

Peran ini dapat dilakukan oleh anggota internal organisasi sendiri atau diambil dari luar organisasi seperti menggunakan konsultan. Jadi kesimpulan yang saya ambil dari tugas artikel ini adalah perkembangan sistem informasi sudah ada sejak zaman dahulu, namun tidak sepesat seperti sekarang ini. Majunya pengembangan sistem informasi dipengaruhi oleh canggihnya teknologi yang semakin waktu kian pesat, serta tingginya kebutuhan masyarakat, maka semakin cepat pula sistem informasi berkembang